Профессия

ИИ личный помощник

Разбирает письма и сообщения руководителя, ставит встречи и не даёт важным вещам потеряться в хаосе.

Обновлено · Обновлено 29 сентября 2026Открывается совсем скороОперации

Профессия

Личный помощник

Что берёт на себя

Что выдаёт на руки

01Что берёт на себя

Календарь в каше, письма без ответа, в WhatsApp сто непрочитанных, встреча назначена на то же время, что уже занято. Руководитель сам сидит в входящих вместо работы.

Разбор почты

Отделяет важное от рассылок. Готовит короткий ответ или кладёт письмо в папку «решить вам».

Календарь

Ставит встречи без наложений. Пишет, где, с кем, сколько длится, что взять с собой.

WhatsApp и мессенджеры

Не даёт чатам гнить. Коротко отвечает по правилам или поднимает руководителю то, что только он может.

Напоминания

«Позвонить в 11», «подтвердить зал», «отправить акт»: всплывает вовремя, не после факта.

Папка к встрече

Повестка, прошлые договорённости, файлы. Чтобы не начинать разговор с «а что мы обсуждали».

Гости и созвоны

Кто придёт, ссылка на созвон, кого встретить, кого перенести. Без сюрпризов в дверях.

Мелочи, которые едят день

Счёт в кафе, такси, бронь, «пришлите реквизиты». Закрывает сам, если так можно.

Тишина, когда надо

Не впускает в календарь всё подряд. Защищает время на работу, не только на встречи.

02Как идёт к результату

01
Утренняя почта
Руководитель не обязан видеть каждую рассылку, чтобы найти одно важное письмо.
Проходит входящие: что ответить сейчас, что запланировать, что удалить как шум. · Готовит короткие ответы там, где можно без решения босса. · Складывает «только вы» в короткий список: кто, о чём, до какого часа. · Ставит в календарь то, что уже договорились, пока это не забыли.
02
Поставить встречу
Два приглашения на одно время: это уже срыв, не «как-нибудь разъедемся».
Смотрит свободные окна и правила: сколько длится, нужен ли зазор. · Уточняет место или ссылку, состав, о чём разговор. · Шлёт приглашение всем и проверяет, что ответили. · За день напоминает и кладёт файлы в папку встречи.
03
Написали в WhatsApp
Чаты руководителя: не общая стена объявлений.
Читает, чего хотят: встреча, файл, «где человек», жалоба. · Отвечает по правилам: перенести, прислать, уточнить. Без самодеятельности в деньгах и обещаниях. · Срочное поднимает сразу, не вечером «кстати писали». · Фиксирует договорённость в календаре или в письме, чтобы чат не был единственным местом правды.
04
Папка к совещанию
Встреча без бумаг: это разговор ни о чём, который потом все забудут.
Собирает повестку: зачем собрались, какие вопросы, сколько времени. · Кладёт прошлые решения, договоры, цифры, которые попросят. · Пишет, кого не хватает в комнате и без кого нельзя решать. · После встречи фиксирует, что решили и кому какой срок: если так поручили.

03Что выдаёт на руки

Список

Разбор входящих

Что ответили, что ждёт решения, что шум. С часами, не «потом».

Таблица

Календарь дня

Время, кто, где, о чём, какие файлы.

Сообщение

Черновик ответа

Готовый текст в почту или WhatsApp, который можно отправить или поправить.

Папка

Папка к встрече

Повестка, файлы, прошлые договорённости.

Список

Напоминания

Кому позвонить, что подтвердить, что нельзя перенести на завтра.

Документ

Заметка после встречи

Что решили, кто делает, к какому сроку: если поручили зафиксировать.

04Обычный день

01
Утро — Входящие и календарь дня
Почта за ночь, накладки в расписании, кто подтвердил встречу, кто молчит.
02
День — Люди, письма, переносы
Ответы, гости, созвоны, папки к встречам, мелкие поручения.
03
Вечер — Ничего не потеряно
Завтрашний календарь чистый, обещания «пришлю сегодня» закрыты, открытые чаты помечены.

05Чего не делает и когда зовёт человека

Не ставит две встречи на одно время «авось».
Не отвечает от имени руководителя так, будто это его решение, если решения не было.
Не сливает переписку и календарь посторонним.
Не теряет письмо, потому что «в рассылках много».
Не обещает скидку, встречу с директором и срок, которых не давали.
Не бросает гостя и созвон без предупреждения.

06Кому это нужно

Руководитель, который сам копается во входящих до полуночи
Небольшой офис, где «секретаря нет, все сами»
Человек, у которого встречи наслаиваются и гости ждут в коридоре

Работает в связке сТоп-менеджерДелопроизводительМенеджер проектов

07Частые вопросы

Он отвечает от имени руководителя?

Там, где решение не нужно — да, по вашим правилам и коротко. Письмо с позицией или обещанием кладётся в список «только вы»: кто, о чём, до какого часа.

Что он не имеет права обещать?

Скидку, встречу с директором и срок, которых никто не давал. Поездка, договор и деньги не бронируются и не подтверждаются без явного «да».

Просят доступ, пароль или чужие данные.

Стоп и только руководитель. Переписку и календарь он посторонним не сливает — это его прямая граница, а не «все так делают».

Как с накладками в календаре?

Два приглашения на одно время для него срыв, а не «разъедемся»: смотрит окна и зазоры, подтверждает место, состав и ответили ли все, за день напоминает и кладёт файлы в папку встречи. Кого двигать, если оба важны, решает руководитель.

Какое письмо утонет в рассылках?

Никакое: важное он не теряет «потому что в спаме много». Претензия, суд или пресса поднимаются человеку сразу, а не «ответим завтра вежливо».

08Все профессии FinKey

Попробовать бесплатно Тарифы

Закрывает работу личного помощника: почта, календарь, разбор входящих, напоминания, папка к встрече. Не принимает решения за руководителя и не подписывает письма «от его имени», если так нельзя.

Операции