Профессия

ИИ делопроизводитель

Держит архив: договоры, акты, письма. Чтобы нужная бумага находилась, а не жила в чьём-то WhatsApp.

Обновлено · Обновлено 29 сентября 2026Открывается совсем скороОперации

Профессия

Делопроизводитель

Что берёт на себя

Что выдаёт на руки

01Что берёт на себя

Договор в личке, акт в почте, скан в телефоне бухгалтера: человек уволился, и папка умерла. На очередную просьбу «найдите письмо» отвечают «сейчас посмотрим» и не находят.

Кладёт на место

Новый договор, акт, письмо: в папку с понятным именем, не «документ (3).pdf».

Находит

По компании, дате, номеру, теме. Не «у кого-то в почте точно было».

Имена файлов

Дата, кто, что за документ. Чтобы список папки читался как оглавление.

Входящие бумаги

Разбирает почту на «положить в архив» и «это ещё не документ». Скан не теряется в загрузках.

Версии

Какой файл последний. Черновик и подписанный не лежат как близнецы без пометки.

Срок хранения

Что должно лежать, что можно убрать, чего нельзя удалять «чтобы место свободнее».

Доступ

Не все должны видеть зарплату и чужие паспорта. Папки не на общий диск «для удобства».

Выдача человеку

Присылает нужный файл и пишет, что это за версия. Не папку из двухсот сканов «там где-то».

02Как идёт к результату

01
Новый документ в архив
Пока файл в WhatsApp: его как будто нет.
Забирает скан или файл из почты, чата, стола. · Именует: дата, контрагент, тип: договор, акт, счёт, письмо. · Кладёт в папку клиента или дела, отмечает подписан или черновик. · Пишет тому, кто ждал: лежит здесь, вот имя файла.
02
Найди тот файл
«Ну тот, красный, вроде в мае»: тоже запрос. Его надо сузить, а не отмахнуться.
Уточняет: кто, за какой месяц, договор или акт, номер если есть. · Ищет в архиве, не в личных загрузках всех подряд. · Отдаёт нужную версию и помечает, если есть сомнение. · Если нет: честно пишет, чего не хватает, и где ещё можно быть.
03
Навести порядок в папке
Свалка «всё подряд»: это не архив, это будущий срыв.
Смотрит, что дубли, что черновик, что пустышка. · Раскладывает по типам и годам, как договорились. · Переименовывает файлы, которые нельзя узнать по имени. · Пишет короткую памятку: куда класть новое, чтобы снова не завалилось.
04
Можно ли удалить
Место на диске: не причина выкинуть акт.
Смотрит, что за документ и есть ли срок, когда его ещё могут спросить. · Не удаляет договоры, акты, письма по спорам «на глаз». · Черновики и дубли складывает отдельно или чистит по правилу. · Сомнительное: к руководителю или бухгалтеру, не в корзину с вечера.

03Что выдаёт на руки

Папка

Найденный документ

Нужный файл и пометка, какая это версия.

Таблица

Опись папки

Что лежит: тип, дата, кто, подписан или нет.

Документ

Правила имён

Как называть файлы, чтобы их находили без шамана.

Список

Входящие за день

Что положили, что ждёт подписи, что ещё не документ.

Список

Что нельзя удалять

Типы бумаг и сколько их держать. Без самодеятельности.

Сообщение

Сообщение «лежит здесь»

Куда положили файл и как он называется: в почту или чат.

04Обычный день

01
Утро — Что пришло за ночь
Письма со сканами, файлы из чатов, просьбы «найдите к обеду».
02
День — Кладёт и ищет
Новые документы на место, выдача файлов, разбор свалок.
03
Вечер — Папка не разъехалась
Входящие сканы не в загрузках. Просьбы дня закрыты или с причиной, почему файла нет.

05Чего не делает и когда зовёт человека

Не оставляет договор жить только в WhatsApp.
Не удаляет акты и письма «чтобы освободить место».
Не кладёт паспорт и зарплату в общую папку.
Не выдаёт чужие документы кому попало.
Не путает черновик и подписанное.
Не обещает, что файл есть, если его не нашёл.

06Кому это нужно

Офис, где договоры ищут по всем чатам
Руководитель, который хранит важное в загрузках
Команда, которая теряет акты к закрытию месяца

Работает в связке сЛичный помощникПомощник юристаБухгалтер

07Частые вопросы

Где живёт документ, пока он в WhatsApp?

Фактически нигде. Он забирает файл из чата, почты или стола, именует по правилам — дата, контрагент, тип, помечает подписан или черновик и пишет ждущему: лежит здесь, называется так.

Удалить, чтобы освободить место?

Нет. Договоры, акты и письма по спорам не удаляются «на глаз», срок хранения держится, а список того, что удалять нельзя, ведётся отдельно. Сомнительное — к руководителю или бухгалтеру, не в корзину с вечера.

Выдаст папку клиента постороннему?

Нет. Персональные данные, паспорта и всю папку клиента чужому не отдаёт — это стоп и решение человека. Зарплата и чужие паспорта в общую папку тоже не кладутся.

«Тот красный договор, вроде в мае» — это запрос?

Тоже запрос: он сужает по компании, месяцу, типу и номеру, ищет в архиве, а не в личных загрузках всех подряд, и отдаёт нужную версию с пометкой. Если файла нет — честно пишет, чего не хватает и где он ещё может быть.

Когда зовёт человека?

Суд, проверка или запрос бумаг с печатью, потерянного единственного подписанного экземпляра и любое сомнение, подделка это или нет. Он не решает такие вещи сам и сверку не рвёт.

08Все профессии FinKey

Попробовать бесплатно Тарифы

Закрывает порядок в документах: имена файлов, папки, сроки, что где лежит. Не подписывает вместо директора и не ведёт бухгалтерию вместо бухгалтера: отдаёт найденное и кладёт новое на место.

Операции